Hai mai pensato a tutti gli eventi a cui partecipi nel corso degli anni? Battesimi, matrimoni, feste aziendali, party di fine anno, semplici buffet per ricorrenze speciali: le occasioni per riunirsi e festeggiare non mancano mai, perché in fondo noi umani siamo animali sociali.

Se oltre che come ospite ti stai approcciando a un evento come organizzatore, sono sicura che capirai benissimo quanto è complesso.

Chi ci conosce meglio, sa che noi non siamo dei veri e propri organizzatori, ma ci piace concentrarci piuttosto sull’aspetto del design e degli allestimenti. Ma oggi vorrei raccontarvi due cose a proposito dell’aspetto organizzativo, di cui abbiamo comunque esperienza.

Le tre fasi per organizzare un evento ben riuscito:

Chi si approccia per la prima volta a questo mondo, può capitare che si ritrovi spaesato. Non solo sposi, ma anche genitori al primo compleanno del figlio, spesso vengono da noi dicendoci che non hanno la più pallida idea di dove cominciare!

Il modo migliore per rappresentare l’organizzazione di un evento sia una piramide capovolta: un immagine semplificata ma senz’altro efficace per spiegare i tre macro-momenti che compongono un evento ben realizzato..

• progettazione
• realizzazione
• post evento

Bene, la progettazione è il primo gradino da affrontare.

La progettazione si trova nella parte alta di questa piramide e l’ampiezza della base rappresenta lo sforzo necessario per questa fase. Come potete notare la progettazione richiede uno sforzo maggiore della realizzazione che a sua volta richiede uno sforzo maggiore del post evento. Più si procede con l’organizzazione dell’evento e minore è lo sforzo necessario. Riguardate la piramide adesso. Avete capito dove voglio andare a parare?  Cosa potete leggere tra le righe? La realizzazione di un evento, la creazione degli allestimenti, la messa in atto di tutto il set up, comporta uno sforzo minore rispetto la progettazione dell’evento stesso.

Parafrasando possiamo dire che la parte più faticosa e impegnativa a livello emotivo per il cliente,  è decidere e progettare (ovviamente non è la parte peggiore per noi! noi sappiamo già quali sono le esigenze di un evento, sappiamo che domande farvi e quali sono le risposte necessarie per prendere delle decisioni)

Questa è la parte che sfianca la maggior parte degli sposi e di chiunque stia organizzando una festa a cui tiene particolarmente. Ma attenzione perché anche la più semplice delle feste, che sia anche un compleanno con qualche amico in casa, richiede una progettazione e non potete fare a meno di porvi almeno qualche domanda: offro del cibo ai miei ospiti? Se si, cucino io o acquisto da un catering? La torta di compleanno, si o no? Certo che si… e le candeline? Quelle classiche o le stelle filanti? Che tavolo uso per il cibo? Da bere solo birra o anche vino? E siamo in casa con qualche amico… immaginate quando le cose si fanno più pesanti, magari per un matrimonio! O magari una festa con 100 invitati!

Insomma la progettazione richiede una grande attenzione e valutazione di tutti i vari aspetti. Richiede inoltre il dover prendere delle decisioni che poi verranno mese in atto nella fase successiva.

La realizzazione: la messa in scena del nostro progetto

La realizzazione, è quel momento in cui agiamo e traduciamo tutto ciò che abbiamo messo nel nostro progetto, in opere e fatti. Attenzione il fatto che lo sforzo stia diminuendo rispetto la progettazione, non significa che questa è la parte facile o che non sia più necessario stare concentrati. Diciamo che se alle spalle c’è una buona progettazione, questa parte è più semplice da affrontare perché sapete già che rotta seguire… ma non per questo possiamo abbassare la guardia e stare meno attenti. Anche in questa fase la maestria dell’esecuzione e dell’esecutore è importante quanto saper progettare.

Per esperienza gli allestimenti più belli, sono dei sognatori più grandi. E che altro è un sogno se non un progetto da trasformare in realtà?

Organizzare un evento: cosa succede dopo la festa

Il post evento è particolarmente importante per noi lavoratori del settore. Perché vi chiediamo come è andato l’evento, vogliamo sapere le vostre emozioni a freddo, cosa vi è piaciuto di più, se si poteva fare qualcosa diversamente… e non bisogna mai avere paura di questo momento, perché se la progettazione e la realizzazione è stata un successo, ed è andata come doveva, allora i riscontri non possono che essere felici.

Claudia

Le PomPon Lab